Los sistemas de información para la administración (MIS por sus siglas en inglés) no debe de confundirse con el gerencial. Ya que aunque ambos se manejen en un mismo contexto poseen sus diferencias claras.
Entre las cuales destaca que el sistema de información para la administración está más orientado hacia el marketing y los negocios. En cambio el gerencial es utilizado para el análisis, planificación y monitoreo de procesos industriales.
Por lo cual, aquí te comentaremos todos los detalles sobre este tipo de sistema de información tan usado y vital hoy en día.
¿Qué es el sistema de información para la administración?
El sistema de información para la administración es el uso de tecnología de la información, personas y procesos comerciales para registrar, almacenar y procesar datos para producir información que los tomadores de decisiones pueden utilizar para tomar decisiones diarias.
La forma completa de MIS son los sistemas de información de gestión. El propósito de MIS es extraer datos de diversas fuentes y obtener información que impulse el crecimiento
Produce informes basados en datos que ayudan a las empresas a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
¿Por qué es necesario el sistema de información para la administración?
El sistema de información para la administración financiera se ha convertido en toda una necesidad en el mundo de los negocios. Con este motivo te enumeramos las siguientes justificaciones para tener un sistema MIS;
- Los tomadores de decisiones necesitan información efectiva:Los sistemas de información de gestión (MIS) lo hacen posible.
- Los sistemas MIS facilitan la comunicación dentro y fuera de la organización: los empleados dentro de la organización pueden acceder fácilmente a la información requerida para las operaciones diarias.
- Facilidades como el servicio de mensajes cortos (SMS): El correo electrónico permiten comunicarse con clientes y proveedores desde el sistema MIS que utiliza una organización.
- Mantenimiento de registros: Los sistemas de información de gestión registran todas las transacciones comerciales de una organización y proporcionan un punto de referencia para las transacciones.
Componentes del sistema de información para la administración
Ahora pasaremos a revisar los componentes de un sistema de información para la administración. Como podrás ver se parece a otros sistemas de información relacionados a las empresas;
- Personas: personas que utilizan el sistema de información.
- Datos: los datos que registra el sistema de información.
- Procedimientos comerciales: procedimientos establecidos sobre cómo registrar, almacenar y analizar datos
- Hardware: estos incluyen servidores, estaciones de trabajo, equipos de red, impresoras, etc.
- Software: estos son programas que se utilizan para manejar los datos. Estos incluyen programas como programas de hojas de cálculo, software de bases de datos, etc.
Sistemas relacionados al sistema de información para la administración
Existen muchos sistemas relacionados al sistema de información para la administración. Siendo un término amplio que incorpora muchos sistemas especializados. Los principales tipos de sistemas incluyen los siguientes:
- Sistema de información ejecutivo (EIS): La alta dirección utiliza un EIS para tomar decisiones que afectan a toda la organización. Los ejecutivos necesitan datos de alto nivel con la capacidad de profundizar según sea necesario.
- Sistema de información de marketing (MkIS): Los equipos de marketing utilizan MkIS para informar sobre la eficacia de las campañas pasadas y actuales y utilizan las lecciones aprendidas para planificar campañas futuras.
- Sistema de inteligencia empresarial (BIS): Las operaciones utilizan un BIS para tomar decisiones comerciales basadas en la recopilación, integración y análisis de la información y los datos recopilados. Este sistema es similar al EIS, pero lo utilizan tanto los gerentes de nivel inferior como los ejecutivos.
- Sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM): Un sistema CRM almacena información clave sobre los clientes, incluidas ventas anteriores, información de contacto y oportunidades de ventas. Los equipos de marketing, servicio al cliente, ventas y desarrollo empresarial suelen utilizar CRM.
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): Un MIS que completa una venta y administra los detalles relacionados. En un nivel básico, un TPS podría ser un sistema de punto de venta (POS) o un sistema que le permite a un viajero buscar un hotel e incluir opciones de habitación, como rango de precios, tipo y número de camas, o una piscina. pool, y luego selecciónalo y resérvalo.
- Los empleados pueden utilizar los datos creados para informar sobre las tendencias de uso y realizar un seguimiento de las ventas a lo largo del tiempo.
- Sistema de gestión del conocimiento (KMS): El servicio al cliente puede utilizar un sistema KMS responder preguntas y solucionar problemas.
- Sistema de contabilidad financiera (FAS): Este MIS es específico para los departamentos que se ocupan de las finanzas y la contabilidad, como las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR).
Importancia del sistema de información para la administración
El objetivo de un sistema de información para la administración (MIS) es poder correlacionar varios puntos de datos para diseñar estrategias para mejorar las operaciones.
Por ejemplo, poder comparar las ventas de este mes con las ventas de hace un año al observar los niveles de personal puede indicar formas de aumentar los ingresos.
O poder comparar los gastos de marketing por ubicación geográfica y vincularlos a las ventas también puede mejorar la toma de decisiones. Pero la única forma en que este nivel de análisis es posible es gracias a los datos que se compilan a través de un MIS.
La ejecución de informes que reúnen puntos de datos dispares es la contribución clave de un MIS. Sin embargo, esa característica tiene un costo significativo. La implementación de MIS es una inversión costosa que incluye la compra de hardware y software, así como la integración con los sistemas existentes y la capacitación de todos los empleados.
Sistemas de información manual vs Sistemas de información para la administración
Ahora vamos a hacer una breve comparación entre el sistema de información manual y el sistema de información para la administración. Haciendo énfasis en las ventajas y desventajas que presenta.
Sistema de información manual
Un sistema de información manual no utiliza ningún dispositivo computarizado. El registro, almacenamiento y recuperación de datos se realiza de forma manual por las personas, que son responsables del sistema de información.
Los siguientes son los componentes principales de un sistema de información manual
- Personas: Las personas son los destinatarios del sistema de información.
- Procedimientos comerciales: Son medidas implementadas que definen las reglas para procesar datos, almacenarlos, analizarlos y producir información.
- Datos: Estas son las transacciones diarias registradas
- Sistema de archivo: Esta es una forma organizada de almacenar información
- Informes: Los informes se generan después de analizar manualmente los datos del sistema de archivo y compilarlos.
Ventajas
Las siguientes son las ventajas de los sistemas de información manuales
- Rentable: es más económico en comparación con un sistema computarizado porque no hay necesidad de comprar equipos costosos como servidores, estaciones de trabajo, impresoras, etc.
- Flexible: los requisitos comerciales en evolución se pueden implementar fácilmente en los procedimientos comerciales e implementarse de inmediato
Desventajas
Las siguientes son algunas de las desventajas de un sistema de información manual.
- Consume mucho tiempo: Todas las entradas de datos deben verificarse antes de archivar, esta es una tarea que requiere mucho tiempo cuando la realizan humanos.
- Propenso a errores: La precisión de los datos cuando los seres humanos los verifican y validan es más propensa a errores en comparación con la verificación y validación realizadas por sistemas computarizados.
- Falta de seguridad: La seguridad de los sistemas manuales se implementa restringiendo el acceso a la sala de archivos. La experiencia muestra que personas no autorizadas pueden acceder fácilmente a la sala de archivo
- Duplicación de datos: La mayoría de los departamentos de una organización necesitan tener acceso a los mismos datos. En un sistema manual, es común duplicar estos datos para que sean accesibles a todos los usuarios autorizados. El desafío surge cuando es necesario actualizar los mismos datos
- Inconsistencia de datos: Debido a la duplicación de datos, es muy común actualizar los datos en un archivo y no actualizar los otros archivos. Esto conduce a una inconsistencia de datos.
- Falta de copias de seguridad: Si el archivo se pierde o se maneja mal, las posibilidades de recuperar los datos son casi nulas.
Ventajas y desventajas del sistema de información para la administración
Ahora vamos a presentar este mismo balance, pero en el caso del sistema de información para la administración con ejemplos. De manera que seas tú mismo quien juzgue la diferencia.
Ventajas
Las siguientes son las ventajas de los sistemas de información para la administración.
- Procesamiento rápido de datos y recuperación de información: esta es una de las mayores ventajas de un sistema de información computarizado. Procesa datos y recupera información a un ritmo más rápido. Esto conduce a un mejor servicio al cliente / cliente
- Precisión de datos mejorada: verificación de validación y verificación de datos fácil de implementar en un sistema computarizado en comparación con un sistema manual.
- Seguridad mejorada: además de restringir el acceso al servidor de la base de datos, el sistema de información computarizado puede implementar otros controles de seguridad como la autenticación del usuario, sistemas de autenticación biométrica, control de derechos de acceso, etc.
- Reducción de la duplicación de datos: los sistemas de bases de datos están diseñados de tal manera que minimizan la duplicación de datos. Esto significa que la actualización de datos en un departamento los pone automáticamente a disposición de los otros departamentos.
- Sistemas de copia de seguridad mejorados: con la tecnología moderna, las copias de seguridad se pueden almacenar en la nube, lo que facilita la recuperación de los datos si algo sucediera con el hardware y el software utilizados para almacenar los datos.
- Fácil acceso a la información: la mayoría de los ejecutivos de negocios necesitan viajar y aún poder tomar una decisión basada en la información. Las tecnologías web y móvil hacen posible el acceso a los datos desde cualquier lugar.
Desventajas:
- Es caro de instalar y configurar: La organización tiene que comprar el hardware y el software necesarios para ejecutar el sistema de información. Además de eso, los procedimientos comerciales deberán revisarse y el personal deberá estar capacitado sobre cómo utilizar el sistema de información computarizado.
- Gran dependencia de la tecnología: Si algo le sucede al hardware o software que hace que deje de funcionar, no se puede acceder a la información hasta que se haya reemplazado el hardware o software requerido.
- Riesgo de fraude: Si no se implementan los controles y controles adecuados, un intruso puede registrar transacciones no autorizadas, como una factura por bienes que nunca se entregaron, etc.
