Para entender un sistema de información gerencial (SIG o MIS por sus siglas en español e inglés). Debes saber de antemano que todo sistema información se basa en la colaboración y comunicación entre tecnología, personas y datos.
A partir de esta idea, los sistemas de información administrativos o gerenciales son ligeramente diferentes. Ya que estos para poder funcionar usan otros sistemas de información con el fin de organizar y optimizar los procesos.
Por lo tanto, para que entiendas este tipo de sistema de suma importancia para la actualidad vamos a dar un recorrido por sus principios, características y tipos.
¿Qué es un sistema de información gerencial?
Como ya lo habíamos mencionado, un sistema de información gerencial es a grandes rasgo un sistema de información orientado a crear, optimizar y administrar procesos industriales y corporativos.
Para esto se vale de otros sistemas que le brinden un margen de sostén sobre el cual trabajar. Además de que son la base de operaciones de la industria actual, tanto física como virtual.
Estos sistemas hacen uso de la tecnología de la información para ayudar a los gerentes a garantizar un funcionamiento fluido y eficiente de la organización. La información recopilada por estos sistemas está estructurada de manera que los gerentes puedan evaluar fácilmente el desempeño actual de la empresa en comparación con los resultados anteriores.
Algunos de los tipos comunes de sistemas de información de gestión incluyen; Sistemas de control de procesos, sistemas de gestión de recursos humanos, sistemas de ventas y marketing, sistemas de control de inventario.
Así como también; Sistemas de automatización de oficinas, sistemas de planificación de recursos empresariales, sistemas de contabilidad y finanzas y sistemas de informes de gestión.
Estructura de los sistemas de información gerencial
La estructura de un sistema de información gerencial es como una pirámide. Para una visión más clara iremos desglosando cada nivel desde el más inferior hasta el más superior.
- La parte inferior está relacionada con la información necesaria para el proceso de transacciones.
- El siguiente nivel comprende los recursos para la realización de las operaciones.
- Con el tercer nivel entran en juego las tácticas y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo.
- El nivel más alto de la pirámide tiene que ver con la planificación estratégica y las políticas empresariales que se llevarán a cabo.
Cómo pudiste ver, es bastante simple desde un ponto de vista general, pro es necesario conocer bien esta estructura y sus elementos. De este modo podrás ser capaz de comenzar a aprender seriamente como hacerlo y manejarlo.
Funciones de los sistemas de información gerencial
La función principal de los sistemas de información gerencial es informar sobre las operaciones comerciales con el propósito de apoyar la toma de decisiones. Esto es para garantizar que la organización se gestione de una manera mejor y más eficiente para que pueda alcanzar su máximo potencial y así obtener una ventaja competitiva.
Veamos algunos de los otros roles que desempeñan los sistemas de información de gestión en una organización.
Proporcionar información fácil a la empresa
Independientemente de si se trata de un problema de marketing, financiero u operativo, los gerentes necesitan un acceso rápido a la información para poder tomar buenas decisiones que tendrán un impacto positivo en el desempeño de la empresa.
Los sistemas de información de gestión mejoran esto al almacenar estratégicamente grandes cantidades de información sobre la empresa en una ubicación central a la que los gerentes pueden acceder fácilmente a través de una red.
Esto significa que los gerentes de diferentes departamentos tienen acceso a la misma información, por lo que podrán tomar decisiones que colectivamente ayuden a resolver los problemas de la empresa de la manera más rápida.
Los sistemas de información de gestión también ayudan en la recopilación de datos
Los datos de las operaciones diarias de la empresa se recopilan y combinan con datos de fuentes externas a la organización. Esto permite una relación sana y funcional entre distribuidores, puntos de venta y cualquier otro miembro de la cadena de suministro.
También ayuda a mantener un buen seguimiento del rendimiento, ya que los números de producción y ventas se registrarán y almacenarán en una base de datos central a la que pueden acceder todos los miembros del MIS.
El acceso a esta información también ayuda a garantizar que los problemas se detecten temprano y que las decisiones se tomen rápidamente utilizando la información más reciente.
Fomentar la colaboración en el lugar de trabajo
En cualquier empresa grande, hay muchas situaciones que requieren la participación de varias personas o departamentos antes de que se puedan tomar decisiones.
Sin un canal de comunicación eficiente, estas decisiones pueden llevar mucho tiempo. Incluso con buenos canales de comunicación, si las diferentes partes involucradas no tienen acceso a todos los datos disponibles, el proceso se enfrentaría a varios inconvenientes antes de completarse.
Los sistemas de información de gestión garantizan que todos los miembros del grupo de toma de decisiones tengan acceso a todos los datos necesarios para tomar la decisión, incluso si están trabajando desde diferentes ubicaciones físicas.
Ejecutar posibles escenarios en diferentes entornos empresariales
Antes de tomar una decisión que afectará la posición general de la empresa, se deben tomar muchas precauciones. Es necesario comprobar y verificar que la empresa no sufra después de tomar una decisión.
Los sistemas de información de gestión permiten a los ejecutivos ejecutar escenarios hipotéticos para que puedan ver cómo algunas de las métricas importantes del negocio se verán afectadas por una decisión determinada.
Los datos se presentan en informes y gráficos fáciles de entender que facilitan la interpretación. Por ejemplo, un gerente de recursos humanos podrá decir qué pasará con los ingresos, la producción, las ventas e incluso las ganancias después de reducir el número de trabajadores en un departamento de fabricación.
Otro ejemplo sería el efecto de un cambio de precio sobre la rentabilidad. Una vez que los ejecutivos hayan podido ver si la decisión será beneficiosa para la empresa o no,
Proyecciones precisas de la posición de la empresa a corto y largo plazo
La mayoría de las decisiones que toman los altos ejecutivos de las empresas repercuten en las estrategias de la empresa. Como resultado, algunos de ellos pueden necesitar algunas modificaciones en los objetivos o estrategias de la empresa.
Estos sistemas de información gerencial vienen con características de análisis de tendencias que le permitirán proyectar el desempeño de un negocio con la configuración actual y cómo se verán afectados una vez que haya implementado los cambios que esté considerando.
Los sistemas de información de gestión que no tienen la función de análisis de tendencias todavía le proporcionarán suficiente información para llevar a cabo el análisis con precisión utilizando herramientas externas.
Rastrear la implementación de decisiones particulares en una empresa
Antes de tomar una decisión, los ejecutivos utilizan estos sistemas para hacer proyecciones de las expectativas de la decisión en particular. Si deciden seguir adelante con los cambios, será necesario seguir monitoreando el desempeño para ver si está en camino de lograr los resultados deseados.
Los sistemas de información gerencial brindan informes detallados y recomendaciones para que la evaluación de los objetivos se desarrolle de manera fluida y efectiva. Obtienes datos que muestran si tus decisiones han tenido el efecto deseado.
De lo contrario, podrá tomar las medidas correctivas necesarias con anticipación para que pueda volver a la normalidad.
Mejorar los informes de la empresa
Una de las razones por las que las grandes empresas prefieren los sistemas de información de gestión es la eficacia de las funciones de informes. Las decisiones se pueden tomar rápidamente porque la información se presenta en un formato fácil de entender.
El hecho de que el sistema sea accesible para personas de diferentes partes de la organización lo convierte en una herramienta eficaz de comunicación e informes. Los resultados se pueden compartir entre colegas con todos los datos complementarios necesarios.
También es posible crear breves resúmenes ejecutivos que resuman toda la situación para que los ejecutivos de la empresa los revisen en situaciones que requieran su aprobación.
Ventajas del sistema de información gerencial
Ahora pasaremos a las ventajas del sistema de información gerencial, donde analizaremos detalladamente los beneficios que ofrece este sistema y cómo puede sacarse provecho de sus utilidades.
Son muchos los beneficios que conlleva la aplicación de sistemas de información gerencial. Algunos de estos beneficios ayudan a facilitar el trabajo de la administración, mientras que el resto ayuda a la organización en su conjunto. Echemos un vistazo más de cerca y veamos qué puede ganar con un MIS.
- Todas las partes de (o empleados) de la compañía tiene acceso a una única base de datos, desde la cual puede manejarse todas las transacciones, además de planificar los procesos.
- Se ahorra tiempo, por lo cual la efectividad de la labor de los trabajadores aumenta considerablemente.
- Existe una mejora en el análisis y toma de decisiones por parte de los miembros de la compañía.
- Se puede llevar un registro exacto de las entradas y salidas del sistema, así como también constancia de los autores que realizan las modificaciones.
- Ayudan a mejorar la calidad de una empresa, gracias a un agudo análisis de las fortalezas y debilidades de la misma.
- Los CEO´s o ejecutivos pueden llevar un mayor control financiero y operacional de la compañía.
Desventajas de los sistemas de información gerencial
Hay muchas ventajas pero también están sus desventajas, o en este caso le llamaremos “desafíos”. Ya que en nuestra era actual utilizar sistemas de información gerencial es indispensable.
Pero incluso con los numerosos beneficios, es probable que las empresas se enfrenten a una serie de desafíos al aplicar los sistemas de información de gestión en sus negocios.
- Debes de invertir en un buen equipo de trabajo, capaz de llevar a cabo las funciones correspondientes.
- Aunque tengas personal capacitado deberás darles un breve “entrenamiento” ya que no todos los sistemas de información gerenciales son iguales.
- Los sistemas pueden llegar a ser costosos de adquirir e instalar.
- Debes de hacer un cuidadoso estudio del sistema de información, porque muchos pueden no aplicar para el modelo de tu empresa.
- Si lo implementas en una empresa por primera vez, lo más probable es que tengas que despedir a varios empleados.
Palabras Finales
Como hemos comentado, el sistema de información gerencial es esencial para llevar a cabo operaciones, que de ser hechas por humanos sería muy trabajosas e imperfectas.
Además de que ahorra grandes cantidades de tiempo y dinero a largo plazo, por lo cual es una buena inversión. Pero como toda conlleva su propio riesgo, aunque este es mínimo.
