Los sistemas de información de recursos humanos son unos de los software más usados en las empresas, sobre todo para llevar un registro ordenado de su nómina.
Sin embargo, estas funciones van mucho más allá y se expanden hacia otras áreas relacionadas. Por lo tanto, aquí te vamos a hablar a detalle sobre este sistema de información.
¿Qué es un sistema de información para recursos humanos?
El sistema de información de recursos humanos (HRIS por sus siglas en inglés) es un software o una solución en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de Recursos Humanos.
Así como también; nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa. Es útil para todos los procesos que desea rastrear y de los cuales espera recopilar datos útiles y útiles.
En la mayoría de los casos, un HRIS abarca las funcionalidades básicas necesarias para la Gestión de Recursos Humanos (HRM) de principio a fin. Tiene un sistema de contratación, gestión del rendimiento, aprendizaje y desarrollo, y más.
Diferencias entre un sistema de información de recursos humanos y un HRMS
Un sistema de información de recursos humanos comparte ciertas similitudes con el sistema de administración de recursos humanos (HRMS). Pero tienen sus diferencias, sobre todo en funcionalidad.
Sistema de información de recursos humanos:
- Portal del empleado
- Reclutamiento
- Sistema de seguimiento de candidatos
- Vacaciones y ausencias
- Informes y analíticas
- Workflows de automatización
Sistema de administración de recursos humanos:
- Todas las funciones de un HRIS
- Evaluación del desempeño
- Onboarding
- Procesamiento de nómina
- Control horario
- Soluciones salariales
- Formación y desarrollo
Como puedes ver un HRMS expande las funciones de un sistema de información de recursos humanos. Siendo un software más complejo y hecho para corporaciones mucho más grandes.
Funciones del sistema de información de recursos humanos
Vamos a hacer un breve bosquejo de las funciones del sistema de información de recursos humanos. Para que así puedas tener una visión más detallada de lo que mostramos anteriormente.
Gestión de base de datos
La oferta principal de la mayoría de las soluciones de sistemas de información de recursos humanos es una base de datos de fácil acceso donde toda la información de los empleados se puede almacenar y administrar de manera efectiva.
El equipo de RR.HH. (o cualquier persona que administre el portal) puede ingresar fácilmente todos los datos del personal en el sistema. El punto es poder acceder a todos estos datos y métricas relevantes bajo demanda desde cualquier lugar del mundo.
El tipo de datos almacenados en el sistema varía desde información de compensación, detalles de contacto de emergencia e historial educativo hasta información de contacto presente, métricas de aprendizaje y puntajes de revisión de desempeño.
Gestión de mano de obra
Monitorear las horas de registro de cada empleado es una tarea que requiere mucho tiempo. Con la mayoría de las oficinas hoy en día que permiten a los empleados marcar biométricamente o iniciar sesión para ingresar sus propias horas, esta dosis diaria de datos necesita una administración efectiva.
Los gerentes ahora pueden aprobar las solicitudes de licencia y los datos se pueden vincular directamente a la nómina. Un sistema de información de recursos humanos no intrusivo pero eficiente puede, por lo tanto, controlar de cerca la puntualidad y la asistencia.
Nómina
La nómina es una de las funciones más importantes de RRHH. Con un sistema de información de recursos humanos esbelto que permite descargar o cargar fácilmente las horas de los empleados y los datos de asistencia.
El cálculo numérico se puede simplificar mucho y los depósitos a los empleados se hacen más fluidos. Esto también conduce a menos errores al reducir la intervención humana.
Gestión de beneficios
La gestión de beneficios no se refiere solo a los beneficios médicos y las inversiones para la jubilación, sino a todas las consultas, comentarios, datos y comunicaciones relacionados con los beneficios.
Dichas aplicaciones brindan una experiencia de plataforma única para todos los empleadores y empleados por igual, agregan transparencia y permiten operaciones más fluidas.
Cada empleado se ve afectado por las regulaciones y la estrategia de beneficios, y la forma en que se gestiona afecta la experiencia total que tiene el empleado en el trabajo.
Interfaz de empleado
La mayoría del software de sistemas de información de recursos humanos permite un acceso limitado de los usuarios a los empleados, pero incluso ese nivel moderado de autoservicio de los empleados es un paso adelante en la creación de una cultura en la que los empleados tienen más libertad operativa.
La interfaz que permite a los empleados actualizar su información personal, revisar escalas salariales, cambiar los programas de beneficios de jubilación, actualizar la información de depósito directo o descargar documentos de elección de beneficios debe brindar una experiencia de usuario que sea fácil, integrada y que ahorre tiempo.
Adquisición y retención de talentos
Adquirir y retener el talento adecuado es la forma en que una organización puede esperar crecer. Con ese contexto en mente, la contratación y la retención son componentes cruciales de cualquier HRIS y la mayoría de las organizaciones las clasifican como características imprescindibles.
Conseguir el talento adecuado a bordo es solo el primer paso del rompecabezas del talento. Los empleados también deben recibir la formación adecuada, la trayectoria profesional y los planes de recompensa para permitir el crecimiento, elevar la moral y crear felicidad laboral.
Registro de entrenamiento
Esto es especialmente crítico en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias. En otras empresas, los registros de capacitación pueden no tener ese nivel de importancia, pero aún puede encontrar que tener la información es útil para desarrollar a sus empleados, un factor clave que ellos quieren del trabajo.
Beneficios del sistema de información de recursos humanos
Tener un sistema de información de recursos humanos trae muchas ventajas, tanto para la empresa como para sus socios y empleados. Creando orden y transparencia de la manera más eficaz y sencilla.
Ahora vamos a mostrarte de forma general algunos de sus beneficios tangibles;
- Costo reducido de almacenamiento de datos ya que una inversión única es adecuada
- Agilidad para recuperar y analizar datos
- Reducción de la duplicación de procesos, lo que ahorra tiempo, dinero y energía.
- Disponibilidad bajo demanda de los datos correctos en el momento correcto
- Análisis más sólido y, por tanto, decisiones más inteligentes
- Planificación profesional relevante que se puede comunicar mejor
- Calidad mejorada de informes y conocimientos
- Mayor adaptabilidad para la organización, ya que el acceso a la información correcta aumenta la conciencia tanto del entorno interno como externo.
- Mayor transparencia que conduce a una experiencia de empleado más honesta y atractiva
Estos beneficios pueden ser tomados a su vez como parte de las características del sistema de información de recursos humanos.
¿Cuántos empleados puede manejar un sistema de información para RRHH?
Esto realmente depende del sistema que elija. No todos los sistemas son iguales porque no todas las organizaciones son iguales. Una empresa con 25 empleados tiene necesidades muy diferentes a las de una organización de 3000.
Algunos proveedores de HRIS ofrecen un enfoque único para todos que, la mayoría de las veces, no se adapta muy bien a nadie. Estos proveedores dicen que su número máximo de usuarios es prácticamente ilimitado. En cambio, recomendamos que las organizaciones busquen un HRIS que se centre en organizaciones dentro de un rango de tamaño específico.
Si bien apoyamos a algunas organizaciones muy grandes de hasta 1000 empleados, sabemos que nuestro software de recursos humanos funciona mejor para organizaciones con 25-500 empleados. Nos enfocamos en este grupo y construimos nuestro software de recursos humanos para satisfacer sus necesidades
¿Cuándo debería obtener un sistema de información para recursos humanos?
En cierto momento, se vuelve poco práctico (y tal vez incluso un problema de cumplimiento) rastrear toda la información de sus empleados en hojas de cálculo. Muy a menudo, recomendamos que las organizaciones con 25 empleados o más obtengan un HRIS. En este tamaño, resulta difícil recopilar, actualizar y rastrear múltiples piezas de información para cada empleado.
También se vuelve difícil para todos los empleados tener una relación significativa entre ellos. Como tal, es crucial que RR.HH. considere cuidadosamente la cultura y la experiencia de los empleados. Tener un HRIS libera a RR.HH. para centrarse en estos elementos superiores.
Por supuesto, esta recomendación de 25 empleados puede variar en función de qué tan avanzados sean los objetivos de recursos humanos de su organización. Tenemos algunos clientes con menos de 25 empleados, pero sus líderes están increíblemente dedicados a proporcionar a RR.HH.
Los recursos que necesitan y crear una excelente experiencia para los empleados de empresas pequeñas, el uso de un HRIS permite que su gerente de recursos humanos se concentre en tareas más estratégicas o maneje recursos humanos como uno de los múltiples roles.
Consejos para utilizar un sistema de información de recursos humanos
Es importante tener en cuenta ciertos aspectos con el fin de optimizar la labor y los beneficios de un sistema de información de recursos humanos. Aquí te mostraremos algunos tips útiles.
- Vaya con todo: Asegúrare de aprovechar al máximo el software. Estás pagando por él, ¡así que deberías usarlo! Tómese el tiempo para comprender todas las funciones. Migre todos sus datos.
Dedique el tiempo necesario, incluso si lleva un tiempo acostumbrarse a los nuevos procesos. Si ha elegido un buen SIRH, las recompensas de comprometerse con el nuevo sistema superarán con creces el dolor inicial de la configuración y el ajuste.
- Céntrese en la adopción: Disponer de que sus empleados y ejecutivos adopten su HRIS es una de las mejores formas de aprovechar al máximo su nuevo sistema.
Por supuesto, el primer paso es seleccionar un SIRH fácil de usar, pero también puede brindar capacitación para que sea más fácil de adoptar. Cuando los empleados utilicen el software, podrá contar con ellos para recibir actualizaciones.
Su participación en los nuevos procesos también le permitirá ahorrar tiempo. Cuando los ejecutivos utilicen el software, podrán generar sus propios informes y beneficiarse de la información adicional proporcionada.
- Apóyese en el proveedor: Tu proveedor de SIRH debe ser su socio. Deben preocuparse profundamente por resolver sus problemas y fomentar su éxito.
Seleccione un SIRH que comprenda y se preocupe por RR.HH., averigüe qué opciones de atención al cliente ofrecen y pregunte sobre la capacitación para usted y sus empleados. Luego, permítales que le muestren cómo sacar más provecho de su HRIS.
- Manténgase actualizado: un proveedor de SIRH innovador actualizará y mejorará su software con regularidad, lo que significa que recibirá constantemente más valor.
Sin embargo, también significa que debe tomarse el tiempo para mantenerse actualizado sobre los cambios para poder aprovechar las últimas y mejores funciones.
Palabras finales
Solo podemos decirte que el sistema de información de recursos humanos es ideal en el campo administrativo de cualquier empresa o negocio. De manera que tener uno te facilitará el manejo de la misma y te brindará una ventaja única.
